Jeg, Oddbjørn By, har trent 50 programledere i NRK og arbeider selv som konferansier. Her er mine beste konferansier tips.

Å være konferansier varierer stort, fra faglige konferanser til julebord til debattmoderator. Tipsene hadde fortjent en hel bok, men her er mine viktigste konferansier tips – basert på når du bør gjøre hva:

Start i god tid. Ta et fysisk eller digitalt møte med arrangøren

• Forhør deg om forventningene.
• Avklar utstyr du trenger, type mikrofon og så videre.
• Få kontaktinfo til de som skal introduseres. Få navn på lydmann og andre sentrale personer, hvis mulig.
• Avklare prosedyre når du skal på scena, om noen skal introdusere deg?
• Skal du eller andre informere om rømningsveg, toaletter og meny?
• Skal det være spørsmål fra salen? 
• Avklare hvordan avslutningen skal være, i tilfelle det ikke er konkludert.
• Hva er plan B hvis en foredragsholder ikke kommer, eller andre problemer oppstår? 
• Hvem sørger for at folk kommer inn i tide fra pausene? Hva er planen om foredrag eller andre ting går over tida?
• Skal det være musikk?
• Hva er kleskoden?
• Er det andre oppgaver det forventes at konferansieren utfører?

Konferansier tips: Gjør dette senest en uke før

• Ringe eller maile foredragsholdere. Noen foredragsholdere foretrekker at du bruker en ferdig intro som de har. Men de fleste må du lage intro om. Jeg bruker å spørre/intervjue foredragsholderne. Hvis jeg ikke får tak på de, lager jeg intro basert på hva jeg finner.
• Lage introduksjoner. Ikke bare rams opp cv-en. Gjør foredragsholderen menneskelig. Pirr nysgjerrighet rundt temaet. Å lage introduksjoner kan være tidkrevende, start gjerne arbeidet i god tid.
• Jeg memorerer manus, slik at jeg kan stå på scena uten manus – men dette er opp til deg. Mange kjendiser bruker papirkort med stikkord.
• Øve på framføring.

Noen ganger har du mulighet til å trene på introduksjonene i en uke. Andre ganger har du verken tid eller mulighet, for eksempel hvis en foredragsholder har blitt byttet ut rett før.

Jeg har holdt utallige programledertreninger for nye og gamle programledere i NRK. Treningen består primært i hvordan de husker introduksjonene/manus, og hvordan disse framføres på en kjempebra måte. Du behøver selvsagt ikke å gjøre det samme, men da bør du starte i god tid.

To dager før

• Dobbeltsjekk at du har fått adressa. Mange arrangører glemmer å gi deg adressa.
• Finn navn og bilder av arrangører, foredragsholdere, lydmann og andre sentrale folk. Det hjelper å vite mest mulig når du skal inn på et stort hotell eller konferansesenter.

Konferansier tips – Dagen før

• Pakke ferdig.
• Stryke skjorter, eller det som passer ut ifra kleskoden du har fått opplyst. Jeg synes at konferansieren kan være bittelitt bedre kledd enn kleskoden.
• Påminn arrangøren om utstyret du behøver (for eksempel hvis du behøver flip-over, tusj, ståbord). Husk at arrangøren har mye å tenke på, så slike ting glipper ofte. Personlig bruker jeg å ta med reserveutstyr av det meste.
• Spør arrangøren om det er endringer i kjøreplanen. 
• Print siste versjon av program eller kjøreplan

Samme dag – ankomst konferanselokale

Det er nesten alltid gunstig å ankomme tidlig. Her er arbeidsoppgavene jeg går gjennom, i tilfeldig rekkefølge – alt starter på S:

• Snakke med arrangøren.
• Snakke med lydmann og kjøre lydtest. Hva er planen hvis lyden svikter?
• Snakke med hovmester, DJ, lysmann, teknisk ansvarlig og andre.
• Snakke med foredragsholdere, hvis mulig. Personlig har jeg god kontroll på alt, men det kan være at du vil avklare noe om introduksjonen eller uttale av navnet.
• Sjekke at alt utstyret jeg trenger er på plass.
• Snakke og mingle med deltakerne.
• Showtime!

Dagen etter

• Tenk, reflekter og skriv erfaringer – det kan bli nyttig neste gang.
• Spør eventuelt om tilbakemeldinger.

Jeg kunne skrevet mye om hvert punkt, men med denne lista vil du i hvert fall føle deg godt forberedt. Forholdene ligger til rette for at du kan levere. 

Konferansier tips – bonus

Som en bonus, her er litt av utstyret jeg har med meg som konferansier:

• Armbåndsur (det er uproft å kikke på mobilklokka)
• Time Timer (noen ganger må konferansieren passe på at foredragsholder er innenfor tida, da kan det være fint å stille inn klokka slik at foredragsholder ser hvor lang tid det er igjen)
• Tegnebrett (når du går rundt i pausene er det fint å ha noe hardt å skrive på)
• Pappkrus og flaske (noen hoteller glemmer å sette fram vann)
• Tusj (jeg bruker tusj og whiteboard, og mange hoteller har utslitte tusjer)
• Eventuelt reserveklær (i tilfelle snø, styrtregn, fuglebæsj)
• Tørka bringebær. Man vet aldri hva som skjer, og bringebær fungererer mot hikke for de aller fleste. Gøy for konferansieren å redde dagen for en foredragsholder i nød.

Håper du får nytte av mine konferansier tips. Lykke til!

Konferansier tips: Hvis du skal introdusere deg selv er det gjerne tilstrekkelig med en kort introduksjon. I mitt tilfelle blir det litt selvskryt, men det er primært for å hjelpe folk med å plassere hvor de har sett meg før – mange har positive minner om det jeg har drevet med. Jeg unngår å nevne hvor mange bøker jeg har skrevet, det er mer enn nok å si forfatter. Slik gjorde jeg det på Bufar-konferansen i september:

Navnet mitt er Oddbjørn By, 
eg er dagens konferansier,
Det er veldig stas å være her,
å oppleve foredrag, debatt, nettverking og god mat.
Eg voks opp i Førde i Sogn og Fjordane, 
det beste fylket som noensinne fantes – eller vil finnes.
Du har sikkert sett meg på Dagsrevyen, Norske Talenter eller Norge Rundt,
Forfattar,
Og tidligare hukommelsesmester.
Og det er nettopp hukommelse vi skal drive med innimellom foredraga – 
Så la oss starte med ein artig øvelse.

Konklusjon – konferansier tips
Med god forberedelse legger du grunnlaget for en smidig og proff gjennomføring. Publikum og arrangør føle at alt er på stell og du du fokusere på å levere fra scena.